요즘 대부분의 사람들이 Gmail을 사용하지만, Microsoft Outlook을 고집하는 이들도 적지 않습니다. “왜 굳이 Outlook을 써야 할까?”라는 질문에 대해 답하고, 이어서 실제 사용 중 겪게 되는 사서함 용량 문제, 오래된 메일 수동 보관 방법까지 실질적인 정보를 정리합니다.
Outlook, 아직도 쓰는 이유는 분명하다
Gmail보다 느리고 무거운 이미지가 있는 Outlook. 하지만 다음과 같은 사용자에게는 여전히 최적의 선택지입니다.
🔹 Outlook이 Gmail보다 유리한 7가지 이유
- Microsoft 365 연동 최적화
Outlook은 Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive 등과의 연동이 완벽합니다. 문서를 이메일에 바로 첨부하거나, 회의 일정을 팀즈로 연계할 수 있어 업무 흐름이 자연스럽습니다.
2. 기업용 보안·정책 제어 기능
메일 유출 방지(DLP), 감사 로그 추적, 사용자별 접근 권한 설정 등 Gmail보다 훨씬 세밀한 통제가 가능합니다.
기업 IT 관 리자 입장에서 선호도가 높습니다.
3. 대용량 첨부 파일 지원
Exchange 서버 또는 OneDrive 연계 시, 일반적인 용량 제한보다 훨씬 큰 파일도 첨부 가능해집니다.
대용량 문서/도면을 주고받는 직군에서 유용합니다.
4. 오프라인 사용 최적화
Outlook은 로컬 PC에 데이터를 저장(PST/OST 파일)하기 때문에, 인터넷이 없어도 메일을 열람·작성할 수 있습니다.
출장, 항공기 이동 중에 유리합니다.
5. 고급 메일 규칙 및 자동화
수신 메일을 조건별로 자동 분류, 회신, 이동, 삭제하는 고급 규칙 설정이 가능합니다. 반복 작업을 줄이는 데 탁월하죠.
6. 막강한 일정 및 회의 기능
회의실 예약, 참석자 일정 확인, 반복 일정 설정 등 복잡한 업무 일정을 체계적으로 관리할 수 있습니다.
Outlook Calendar의 위력이 발휘되는 영역입니다.
7.확장성 있는 구조 (Add-in, VBA 등)
다양한 확장 프로그램(Add-in)을 설치하거나, 사용자 지정 매크로(VBA)로 자동화까지 구현할 수 있어
‘이메일 플랫폼’ 이상의 기능을 가집니다.
특히 대기업, 공공기관, IT기업에서는 Outlook 기반의 그룹웨어를 여전히 표준으로 사용하고 있습니다.
사서함이 가득 찼을 때: 정리와 수동 보관 방법
Outlook을 쓰다 보면 어느 순간 **“사서함 용량이 초과되었습니다”**라는 경고를 받게 됩니다. 이럴 때 필요한 것이 사서함 정리와 **수동 보관(PST 저장)**입니다.
🧹 Outlook 사서함 정리 방법
- Outlook 실행 후 → 상단 ‘파일’ 클릭
- 왼쪽 메뉴에서 ‘도구’ → ‘사서함 정리’ 선택
- 다음과 같은 작업 가능:
| 기능 | 설명 |
|---|---|
| 용량 확인 | 현재 폴더별 사용 용량 확인 가능 |
| 오래된 항목 정리 | 특정 날짜 이전 메일 선택 삭제 또는 보관 가능 |
| 큰 메일 정리 | 대용량 첨부파일 중심으로 검색 및 삭제 |
수동 보관(PST 파일로 저장) 설정
자동 보관(AutoArchive) 대신 수동으로 메일을 선택하여
.pst파일로 저장하면 백업과 보관을 동시에 해결할 수 있습니다.
📌 설정 방법
- 파일 → 정보 → 도구 → 정리 도구 → 보관
- ‘다음 날짜 이전의 항목 보관’ 체크 → 날짜 설정
- 보관할 폴더 선택 (예: 받은 편지함, 보낸 편지함 등)
- 저장할
.pst파일 경로 지정 - [확인] 클릭 → 백그라운드에서 보관 작업 진행
🔐 보관된 메일은 Outlook 데이터 파일(.pst)로 저장되며, 추후
파일 → 열기 및 내보내기 → Outlook 데이터 파일 열기로 다시 열 수 있습니다.
정리 팁: 자주 정리해야 할 폴더들
| 폴더명 | 정리 기준 |
|---|---|
| 보낸 편지함 | 첨부파일 포함된 오래된 메일 우선 삭제 |
| 지운 편지함 | 완전 삭제 (Shift + Del 권장) |
| 초안함 | 오래된 미발송 메일 삭제 |
| 뉴스레터 | 발신자별 정렬 후 일괄 삭제 |
✅ Outlook 사용자에게 추천하는 추가 기능
- 검색 폴더: ‘1년 이상된 메일’, ’10MB 이상 첨부’ 등 조건 설정
- 빠른 단계 만들기: 자주하는 메일 이동을 버튼 하나로 실행
- Add-in: Zoom/Teams 회의 자동 삽입, 메모 자동 정리 등
Gmail과 Outlook의 선택 기준은?
| 항목 | Gmail | Outlook |
|---|---|---|
| UI/UX | 직관적, 간편 | 복잡하지만 체계적 |
| 사용 용도 | 개인용, 스타트업 | 대기업, 공공기관, 협업 중심 |
| 자동화 | 라벨 중심 | 규칙·VBA 자동화 |
| 회의 일정 | Google Calendar + Meet | Outlook 일정 + Teams/Zoom |
결론
“Outlook은 팀 협업, 일정관리, 보안 정책, 데이터 보관까지 아우르는 업무 플랫폼이다.”
개인 사용자에겐 Gmail이 더 편할 수 있지만, 조직과 구조를 필요로 하는 업무 환경에서는 Outlook만한 도구가 없습니다. 그리고 무엇보다, 사서함이 가득 찼을 땐 정리도 전략적으로 해야 합니다.